Bimbingan Teknis Aspak dan RS Online dalam...

Kunjungan visitasi dalam rangka monitoring dan evaluasi sekaligus  verifikasi dan validasi di lapangan ini merupakan bagian dari upaya peningkatan mutu sistem pelaporan, integritas data, serta penguatan aspek-aspek manajemen rumah sakit melalui pemanfaatan Sistem Informasi Rumah Sakit Online (SIRS Online) dan penilaian Aspak Rumah Sakit (ASPAK RS). 

Dalam konteks transformasi digital sistem kesehatan dan tuntutan akuntabilitas data, maka kegiatan ini bertujuan untuk: 

  • Melakukan verifikasi langsung atas pelaporan SIRS Online apakah data RL (Rekap Laporan) dari RS telah dikirim, valid, lengkap, dan tepat waktu sesuai pedoman.
  • Mengevaluasi aspekaspek manajemen rumah sakit (ASPAK RS) yang terkait dengan penyelenggaraan layanan, rekam medis, infrastruktur TI, kompetensi SDM, integritas data, keamanan, serta interoperabilitas sistem. 
  • Mengidentifikasi kendala teknis atau administratif dalam implementasi SIRS Online dan integrasi antara modul SIRS dengan modul lain (misalnya ASPAK). 
  • Menyerap pengalaman baik (best practices) di RS ini yang dapat direplikasi ke rumah sakit lain. 
  • Menyusun rekomendasi perbaikan dan tindak lanjut agar pelaporan dan manajemen rumah sakit menjadi lebih optimal, akurat, dan dapat dipertanggungjawabkan.

Selama visitasi, tim monev juga melakukan verifikasi dan validasi terhadap :

  • Kepatuhan pengisian laporan RL SIRS (RL1, RL2, RL3, RL4, RL5) dalam SIRS Online (bulanan, tahunan) Keterhubungan / sinkronisasi data antara sistem internal RS (SIMRS, modul layanan, unit-unit) dengan SIRS Online Keterhubungan modul ASPAK (jika digunakan) dengan SIRS Online dan apakah data dari ASPAK muncul di SIRS tanpa hambatan Infrastruktur teknologi informasi: server, jaringan, perangkat keras dan perangkat lunak, keamanan data Komposisi dan kompetensi SDM yang bertugas dalam pengelolaan SIRS, perekaman medis, penginputan data, validasi Proses validasi data internal RS (quality control), audit internal, dan tindak lanjut koreksi Proses alur kerja, SOP / pedoman internal yang berkaitan dengan perekaman dan pelaporan Faktor pendukung dan hambatan operasional (misalnya kapasitas internet, sumber daya, pelatihan, motivasi).
  • Kepatuhan pengisian laporan RL SIRS (RL1, RL2, RL3, RL4, RL5) dalam SIRS Online (bulanan, tahunan). 
  • Keterhubungan / sinkronisasi data antara sistem internal RS (SIMRS, modul layanan, unit-unit) dengan SIRS Online.
  • Keterhubungan modul ASPAK (jika digunakan) dengan SIRS Online dan apakah data dari ASPAK muncul di SIRS tanpa hambatan .
  • Infrastruktur teknologi informasi: server, jaringan, perangkat keras dan perangkat lunak, keamanan data .
  • Komposisi dan kompetensi SDM yang bertugas dalam pengelolaan SIRS, perekaman medis, penginputan data, validasi.
  • Proses validasi data internal RS (quality control), audit internal, dan tindak lanjut koreksi .
  • Proses alur kerja, SOP / pedoman internal yang berkaitan dengan perekaman dan pelaporan.
  • Faktor pendukung dan hambatan operasional (misalnya kapasitas internet, sumber daya, pelatihan, motivasi).

Dalam melaksanakan tugas visitasi dan monitoring serta evaluasi ini, tim akan menggunakan metode presentasi / paparan singkat dari manajemen RS tentang pelaksanaan SIRS Online & ASPAK di rumah sakit, verifikasi dokumen dan data: file digital maupun cetak (log, rekaman laporan, SOP, backup data), bservasi sistem / aplikasi (akses langsung ke sistem SIRS Online, modul internal RS, ASPAK), wawancara dengan petugas penginput data, staf rekam medis, manajer TI, dan unit layanan, diskusi interaktif untuk mendalami permasalahan, klarifikasi data, dan mencari solusi, penyusunan catatan temuan selama visitasi serta identifikasi juga dilakukan terhadap kesesuaian seluruh sistem yang ada yakni ASPAK, SIRS online dan SISDMK sebagai bahan perbaikan kesesuaian layanan berbasis kompetensi RS berada pada level dasar, madya, utama atau paripurna.  Hal ini dilakukan sebagai respon cepat FKTRL dalam melaksanakan Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2023 tentang Kesehatan dan diperjelas dalam Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2024 serta Peraturan Menteri Kesehatan (Permenkes) Nomor 16 Tahun 2024.  

Kami berharap kunjungan ini dapat berjalan lancar dan bermanfaat bagi RS dan stakeholder terkait. Diharapkan bahwa rekomendasi yang dihasilkan akan membantu memperkuat sistem pelaporan, memperbaiki kualitas data, dan mendukung manajemen rumah sakit dalam menjalankan fungsi pelayanan yang lebih profesional dan akuntabel. 

Dengan adanya visitasi oleh Dinas Kesehatan Kota Balikpapan dirangkaikan dengan monitoring dan evaluasi, maka rumah sakit memperoleh masukan konkret untuk memperbaiki sistem pelaporan dan manajemen data, Dinas Kesehatan dapat memahami kebutuhan teknis di RS agar dukungan dan pembinaan dapat lebih tepat sasaran, terjalin kolaborasi berkelanjutan antara RS dan Dinkes dalam upaya perbaikan mutu sistem, rekomendasi yang dihasilkan segera ditindaklanjuti dan dipantau progresnya serta pada kunjungan berikutnya atau siklus monev berikutnya, ada perbaikan nyata di aspek ASPAK dan SIRS.